Support

Hvad er Vagtplanen?
Vagtplanen er kernen i Planvagt. Her opretter og redigerer du ugentlige vagtplaner for dine enheder. Vagtplanen viser alle vagter for en uge med dag-, aften- og natvagter.

Vælg uge og enhed
Brug ugevelgeren til at navigere mellem uger. Hvis din organisation har flere enheder, kan du vælge hvilken enhed du vil planlægge for i dropdown-menuen.

AI-vagtforslag
Klik på “Foreslå vagtplan” for at få AI til at analysere medarbejdernes tilgængelighed og dækningskrav. AI’en foreslår en optimal vagtplan som du kan acceptere eller afvise enkeltvis.

Opret vagter manuelt
Klik på “Tilføj vagt” for at oprette en ny vagt manuelt. Vælg dato, vagttype (dag/aften/nat), og tildel eventuelt en medarbejder. Vagttiderne følger enhedens standardtider.

Tildel medarbejdere
Du kan tildele medarbejdere til vagter enten ved oprettelse eller ved at redigere eksisterende vagter. Systemet viser kun medarbejdere der er tilgængelige og ikke allerede har en vagt.

Udgiv vagtplan
Når vagtplanen er færdig, kan du udgive den så medarbejderne kan se deres vagter. Du kan vælge periode og tilføje en besked til medarbejderne. Der er et 2-minutters fortrydelsesvindue efter udgivelse.

Bemandingskrav
Under indstillinger kan du definere hvor mange medarbejdere der skal være på hver vagttype hver dag. Vagtplanen viser advarsler hvis bemandingen ikke er opfyldt.

Eksportér CSV
Klik på “Eksportér CSV” for at downloade den aktuelle uges vagtdata som en CSV-fil. Filen indeholder medarbejder, dato, vagttype, start/slut-tider og beregnede timer. Formatet er kompatibelt med Excel og kan bruges til lønintegration.

Medarbejderoversigt
Her ser du alle medarbejdere i din organisation. Listen viser navn, email, telefon, rolle og ansættelsestype for hver medarbejder.

Opret medarbejder
Klik “Ny medarbejder” for at tilføje en person. Udfyld navn, kontaktoplysninger, rolle og ansættelsestype (fast/timelønnet). Roller kan tilpasses under organisationens indstillinger.

Rediger medarbejder
Klik på en medarbejder for at redigere oplysninger. Du kan ændre kontaktinfo, rolle, enhed-tilknytning og arbejdstidsregler som ugenorm og max timer.

Arbejdstidsregler
For hver medarbejder kan du angive: Ugentlig timenorm, max timer per uge og minimum hviletid mellem vagter (default 11 timer jf. arbejdsmiljølovgivning).

Kompetencer
Du kan tilknytte kompetencer til hver medarbejder, fx medicin, demens, palliation eller sårpleje. Kompetencer bruges til at sikre korrekt bemanding med de rette kvalifikationer.

Normering
Medarbejdere kan markeres som “tæller i normering”, hvilket bruges til at beregne om enheden har tilstrækkelig bemanding i forhold til normeringskrav. Du kan også sætte en slutdato for normeringsperioden.

Kobling til brugerkonto
Når en medarbejder oprettes med email, kan de inviteres som bruger. Dermed kan de logge ind og se egne vagter, registrere tilgængelighed og anmode om fravær.

Hvad er Brugere?
Brugere er de personer der har login-adgang til Planvagt. En bruger kan være knyttet til en medarbejder-profil, men behøver ikke være det (fx en administrator der ikke selv tager vagter).

Brugerroller
Der er tre roller i en organisation: Ejer (fuld kontrol inkl. sletning og overdragelse), Administrator (kan administrere vagter og brugere, men ikke ændre ejerskab), og Bruger (kan kun se egne data og registrere tilgængelighed og fravær).

Inviter brugere
Klik “Inviter bruger” for at sende en invitation via email. Vælg hvilken rolle den inviterede skal have. Invitationen er gyldig i 7 dage.

Accepter invitation
Når en person modtager en invitation, skal de klikke på linket. Hvis de allerede har en Planvagt-konto, tilføjes de direkte til organisationen. Ellers skal de først oprette en konto.

Ændr roller
Ejere kan ændre alle roller. Administratorer kan ændre mellem Administrator og Bruger, men kan ikke gøre nogen til Ejer. En organisation skal altid have mindst én Ejer.

Fjern brugere
Ejere og administratorer kan fjerne brugere fra organisationen. Den sidste Ejer kan ikke fjernes – overdrag først ejerskab til en anden bruger.

Hvad er Tilgængelighed?
Tilgængelighed viser hvornår du kan tage vagter i løbet af en typisk uge. Administratorer bruger disse oplysninger til at planlægge vagter.

Angiv tilgængelighed
For hver ugedag kan du angive om du er tilgængelig, og i hvilket tidsrum. Fx kan du sige at du er tilgængelig mandag til fredag 07:00-15:00, men ikke i weekenden.

Ugentlig gentagelse
Din tilgængelighed gentages hver uge. Hvis du har en fast fri dag eller kun kan arbejde bestemte vagter, registrer det her én gang.

Tilgængelighed vs. Fravær
Tilgængelighed er din generelle ugentlige rytme. Fravær er for specifikke datoer (ferie, sygdom). Brug begge systemer sammen for præcis planlægning.

Fraværstyper
Du kan registrere tre typer fravær: Ferie (planlagt ferie), Fri (ønsket fridag) og Syg (sygemelding).

Opret fraværsanmodning
Klik “Ny anmodning” for at registrere fravær. Vælg type, start- og slutdato, og tilføj eventuelt en begrundelse. Anmodningen sendes til godkendelse.

Godkendelsesflow
Ferie og fridage skal godkendes af en administrator. Sygemeldinger godkendes automatisk med det samme, men administrator kan se dem i oversigten.

Status på anmodninger
Du kan se status på dine anmodninger: Afventer (ikke behandlet), Godkendt (du har fri), Afvist (anmodningen blev ikke godkendt).

For administratorer
Administratorer ser alle fraværsanmodninger og kan godkende eller afvise dem. Ved afvisning kan der tilføjes en kommentar til medarbejderen.

Registrer fravær på vegne af medarbejdere
Administratorer kan registrere fravær direkte på vegne af medarbejdere via “Registrer fravær”-knappen. Vælg medarbejder i dropdown-menuen, angiv type og periode. Fraværet godkendes automatisk uden yderligere godkendelsesflow.

Vagtoversigt
Her ser du alle dine planlagte vagter. Listen viser dato, vagttype, start- og sluttid for hver vagt.

Kommende vagter
Vagterne sorteres med de nærmeste først. Du kan hurtigt se hvornår din næste vagt er og planlægge derefter.

Nye vagter
Når en vagtplan udgives, markeres nye vagter med en blå prik i op til 48 timer. Sidemenuen viser et badge med antal nye vagter, så du nemt kan se om der er ændringer.

Vagtbytte
Du kan anmode om at bytte en vagt med en kollega. Vælg den vagt du vil bytte, og angiv hvem du ønsker at bytte med. Byttet skal godkendes af den anden medarbejder og derefter af en administrator.

Organisationsvælger
I sidebaren kan du skifte mellem organisationer hvis du er medlem af flere. Klik på organisationsnavnet for at se dropdown-menuen med dine organisationer.

Opret ny organisation
Fra organisationsvælgeren kan du oprette en ny organisation. Du bliver automatisk ejer af den nye organisation og kan invitere andre brugere.

Første organisation
Når du opretter en konto i Planvagt, oprettes automatisk en organisation (“Min organisation”) som du er ejer af. Du kan omdøbe den under Indstillinger.

Enheder
En enhed repræsenterer en afdeling eller et team. Hver enhed har sine egne vagtplaner og bemandingskrav. Du kan oprette flere enheder i din organisation.

Vagttider
For hver enhed definerer du standard vagttider: Dagvagt (fx 07:00-15:00), Aftenvagt (fx 15:00-23:00), og Natvagt (fx 23:00-07:00). Disse tider bruges automatisk ved oprettelse af vagter.

Bemandingskrav
Angiv hvor mange medarbejdere der skal være på hver vagttype for hver ugedag. Fx kan du kræve 3 på dagvagt mandag-fredag, men kun 2 i weekenden.

Opret enhed
Klik “Ny enhed” for at tilføje en afdeling. Angiv navn og juster vagttiderne til afdelingens behov.

Medarbejderroller
Under indstillinger kan du oprette og tilpasse de roller medarbejdere kan have i organisationen (fx sosu-hjælper, sygeplejerske, afløser). Roller kan aktiveres og deaktiveres efter behov.

Slet konto
Under indstillinger kan du slette din konto permanent. Som sikkerhedsforanstaltning skal du skrive “SLET MIN KONTO” for at bekræfte. Sletning fjerner al din data inkl. profil, medlemskaber og roller.

Hvad er Audit log?
Audit log viser en kronologisk liste over vigtige handlinger i organisationen. Dette sikrer sporbarhed og gør det muligt at se hvem der har gjort hvad.

Loggede handlinger
Følgende handlinger logges: Oprettelse af organisation, invitationer sendt og accepteret, rolleændringer, brugere fjernet og ændringer i vagtplaner.

Adgang
Kun ejere af organisationen kan se audit log. Dette sikrer at følsomme oplysninger om brugeraktivitet kun er tilgængelige for dem med det højeste ansvar.

Søg og filtrer
Du kan søge i loggen efter specifik tekst eller filtrere på tidsperiode for at finde bestemte hændelser.

Hvad er AI-vagtforslag?
AI-vagtforslag bruger kunstig intelligens til at analysere dine medarbejderes tilgængelighed, dækningskrav og arbejdstidsregler for at foreslå en optimal vagtplan.

Sådan bruger du det
Gå til Vagtplan og klik på “Foreslå vagtplan”. AI’en analyserer data og genererer forslag som vises i et panel øverst på siden.

Accepter forslag
Du kan acceptere forslag enkeltvis ved at klikke på “Accepter”, eller acceptere alle på én gang med “Accepter alle”. Du kan også afvise forslag du ikke ønsker.

Hvad analyserer AI’en?
AI’en tager højde for: Medarbejdernes registrerede tilgængelighed, dækningskrav per vagttype, eksisterende vagter, max timer per uge og minimum hviletid mellem vagter.

Tips til bedre forslag
Sørg for at medarbejdere har registreret deres tilgængelighed, og at dækningskrav er sat op korrekt i Indstillinger. Jo bedre data, jo bedre forslag.

Hvad er Opslag?
Opslag er en simpel opslagstavle hvor administratorer kan dele vigtige beskeder med alle i organisationen. Tænk på det som en digital opslagstavle i frokoststuen.

Læs opslag
Alle brugere i organisationen kan læse opslag. Nye og ulæste opslag vises med en blå prik. Klik på et opslag for at læse det fulde indhold.

Opret opslag
Kun administratorer og ejere kan oprette opslag. Klik “Nyt opslag” og udfyld titel og brødtekst. Opslaget bliver straks synligt for alle.

Reaktioner og kommentarer
Brugere kan reagere på opslag med emojis og skrive kommentarer. Dette gør det muligt at have en dialog omkring vigtige beskeder.

Rediger og slet
Administratorer kan redigere eller slette opslag. Klik på de tre prikker ud for opslaget for at se disse muligheder.

Ulæst-markering
I sidemenuen vises et badge med antal ulæste opslag. Når du åbner et opslag, markeres det automatisk som læst.

Hvad er vagt-beskeder?
Vagt-beskeder er korte beskeder knyttet til en specifik vagt. Brug dem til at koordinere praktiske ting som overdragelse, særlige opgaver eller ændringer.

Hvor finder jeg dem?
På vagtplanen og under “Mine vagter” kan du klikke på besked-ikonet ved siden af en vagt. Et badge viser hvor mange beskeder vagten har.

Hvem kan skrive?
Administratorer kan skrive på alle vagter i organisationen. Medarbejdere kan kun skrive og læse på vagter, de selv er tildelt.

Beskedformat
Beskeder vises i en simpel liste med afsenders navn, tidspunkt og tekst. Ingen tråde, reaktioner eller avancerede funktioner – bevidst enkelt.

Ulæst-notifikation
Ulæste beskeder på dine kommende vagter tælles med i notifikations-badget i sidemenuen, så du nemt kan se om der er nyt.

Rapportér en fejl
Klik på “Oplever du fejl?”-knappen i nederste højre hjørne af skærmen. Udfyld titel og beskrivelse af problemet. Tekniske data som URL og browser-info inkluderes automatisk.

Hvad sker der med min rapport?
Systemadministratorer modtager en notifikation og kan følge op på rapporten. Du kan se status på dine indsendte rapporter.

Tips til gode fejlrapporter
Beskriv hvad du forsøgte at gøre, hvad der skete, og hvad du forventede ville ske. Jo mere detalje, jo hurtigere kan fejlen løses.