Gratis vagtplan skabelon til Excel
Har du brug for en enkel vagtplan, du kan bruge med det samme? Download vores gratis vagtplan skabelon til Excel – klar til at udfylde, uden at du skal installere noget eller oprette en konto.
Skabelonen er velegnet til plejehjem, butikker, restauranter og andre virksomheder med skiftende vagter.
Hvad indeholder vagtplan skabelonen?
Skabelonen er bygget i Excel og indeholder tre faner, der dækker de vigtigste behov i en typisk vagtplanlægning:
Fane 1: Ugentlig vagtplan
- Plads til op til 13 medarbejdere
- Alle ugens 7 dage – inkl. weekend
- Vagttype, starttid og sluttid pr. medarbejder pr. dag
- Farvekodet oversigt: dagvagt, aftenvagt, nattevagt og fri
- Automatisk optælling af vagter pr. dag
- Felt til ugenummer og afdeling
Fane 2: Medarbejderoversigt
- Navn, rolle og kontaktoplysninger
- Ansættelsestype (fastansat, deltid, vikar)
- Felt til noter pr. medarbejder
Fane 3: Fraværsregistrering
- Registrering af sygdom, ferie og andre fraværstyper
- Automatisk beregning af antal fraværsdage
- Felt til afløser og godkendelse
- Farvekodet efter fraværstype
Hvem er vagtplan skabelonen til?
Skabelonen er oplagt til dig, der har brug for en hurtig og enkel løsning – uden abonnement og uden krav om at lære et nyt system. Den passer godt til:
- Plejehjem og hjemmepleje – med dag-, aften- og nattevagter
- Restauranter og caféer – med varierende åbningstider og deltidsansatte
- Butikker og kæder – med weekendtillæg og spidsbelastning
- Rengørings- og servicevirksomheder – med skiftende opgaver og hold
- Mindre virksomheder generelt – der ikke har brug for et stort system
Sådan bruger du vagtplan skabelonen
Skabelonen er bevidst lavet enkel, så du kan komme i gang med det samme:
- Download filen og åbn den i Excel eller Google Sheets.
- Udfyld medarbejderoversigten med navne, roller og kontaktinfo.
- Angiv ugenummer og afdeling øverst på vagtplanen.
- Udfyld vagterne ved at skrive vagttype (Dag, Aften, Nat, Fri) samt start- og sluttid.
- Registrér fravær på fraværsfanen, når det opstår.
- Gem en kopi pr. uge, så du har historik over tidligere planer.
Tip: Brug Ctrl+C og Ctrl+V til at kopiere en hel uges plan som udgangspunkt for den næste uge.
Vagtplan i Excel – hvornår er det nok?
En Excel-skabelon er et godt udgangspunkt, men det er ikke altid den bedste løsning i længden. Her er en ærlig sammenligning:
| Område | Excel skabelon | Planvagt vagtplansystem |
|---|---|---|
| Pris | Gratis | Fra 99 kr/md |
| Medarbejderne kan se planen | Kræver deling af fil | ✅ Altid opdateret, på mobil |
| Ændringer i realtid | Manuelt – risiko for versionsrod | ✅ Slår igennem med det samme |
| Notifikationer ved ændringer | Ingen | ✅ Automatisk besked til medarbejder |
| AI-forslag til vagtplan | Ingen | ✅ Automatisk forslag på sekunder |
| Fraværshåndtering | Manuel opdatering | ✅ Samlet overblik |
| Passer bedst til | Få medarbejdere, simpelt behov | Voksende teams, flere krav |
Klar til at prøve noget mere end Excel?
Planvagt er et dansk vagtplansystem, der giver medarbejdere adgang til planen på mobilen, sender notifikationer ved ændringer og kan foreslå vagtplaner med AI. Du kan prøve det gratis i 14 dage – helt uden betalingskort.
Ofte stillede spørgsmål om vagtplan skabeloner
Er skabelonen helt gratis?
Ja. Du kan downloade og bruge Excel-skabelonen uden betaling og uden at oprette en konto. Den er lavet som en hjælp til dig, der har brug for en hurtig løsning.
Virker skabelonen i Google Sheets?
Ja. Du kan åbne .xlsx-filen direkte i Google Sheets via Google Drev. De fleste formler og det meste formatering virker, men enkelte farver og cellebredder kan se en smule anderledes ud.
Kan jeg ændre skabelonen selv?
Ja, skabelonen er fuldt redigerbar. Du kan tilpasse medarbejdernavne, roller, vagttider og farver efter behov. Der er ingen låste celler eller skjulte ark.
Hvad er forskellen på en dagvagt, aftenvagt og nattevagt?
Det varierer efter branche og overenskomst, men typiske definitioner er: dagvagt (07–15), aftenvagt (15–23) og nattevagt (23–07). Skabelonen bruger disse som standard, men du kan skrive dine egne tidspunkter direkte i cellerne.
Hvornår giver det mening at skifte til et digitalt vagtplansystem?
Når du bruger for meget tid på at holde planen opdateret, sende ændringer rundt og undgå versionsrod. Typisk er det et tegn på, at Excel ikke længere er det rigtige værktøj. Læs vores guide til vagtplanlægning for at finde ud af, hvad der passer bedst til din situation.
Hvad koster Planvagt?
Planvagt starter fra 99 kr/md for op til 10 medarbejdere. Du kan se alle priser her og prøve systemet gratis i 14 dage.
Download din gratis vagtplan skabelon nu
Skabelonen er klar til brug med det samme – ingen tilmelding, ingen betaling.